契約書を電子化するメリット・デメリットや導入の注意点を解説

● コスト・時間削減

紙の契約書は課税対象のため、印紙税を納入し印紙を貼付する必要がありましたが、電子契約は課税対象ではないため印紙税にかかる費用も不要となります。印紙代のほかにも、契約書の紙代・印刷代、郵送の際の切手代などさまざまなコストが発生しますが、電子契約にすることにより、その分コスト削減ができます。このようなコスト１つ１つは大きな金額ではないですが、契約書は企業において数多く発生するため、それが重なると企業にとっては大きな出費になります。
また、契約締結までの時間短縮といった面でもメリットがあります。紙の契約書の場合、契約締結まで郵送・押印作業が発生します。契約の種類によっては契約先へ訪問する必要がある場合もあり時間がかかります。電子契約ではこれらが不要となるため、締結までの時間を短縮できます。ビジネスではスピードが重視されるため、契約締結までのリードタイム短縮は企業にとって非常に大きなメリットになります。

● 業務の効率化

電子契約に切り替えることで、事務作業の手間や書類を探す時間などの削減ができ、業務効率化にもつながります。紙の契約書では、書類の準備からはじまり、契約書の郵送・投函・集荷依頼などの煩雑な事務作業が必要となります。一方、電子契約においては契約書作成から締結まですべてオンライン上で完了するため、契約に関連する事務作業の手間を省略できます。出社せずとも対応できるようになるため、テレワークが増えている昨今、導入を検討する企業が増加しています。ハンコを押してもらうためだけに出社するのは業務効率の観点でも無駄が多いので、その面でも業務効率化につながります。
また、既存の紙文書についても、OCRなどの技術を活用することで電子保管が可能になり、探す手間の削減・ほか業務への対応時間創出を実現できます。

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● 管理体制・ガバナンス強化

企業活動をおこなうにあたり契約業務は欠かせません。電子契約にすることで、データの一元管理が可能になったり、バックアップやアクセス権限を設けるなどのセキュリティ強化が簡単になったりと、より厳重な管理体制を構築することができます。また、過去の契約書をデータ上で一元管理することで契約書の紛失を防げます。基本的にはどのシステムも、タイトルや日付から保管された契約書内から探すことが可能です。契約期限の管理も簡単にできるため、更新期限が近づいたらアラート通知することで、契約書の紛失や更新漏れといったトラブルを防げます。
なお、電子契約書を保管するシステムは常に高度なセキュリティで契約書を保護しているため、安心して契約書を管理することができます。

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● 契約締結する取引先の協力が必要

契約書を締結するには取引先の存在は欠かせません。契約の流れに変更が伴うため、一方的に電子契約に切り替えることはできず、取引先にも事前に同意を得る必要があります。電子契約を導入する企業が増えてきたとはいえ、会社の方針などで導入していない企業や紙運用からの転換が難しい取引先がいれば拒否反応を示すこともあるかもしれません。
契約締結は双方の合意があってのことなので、理解を得られない限り、電子契約化を進めることはできません。取引先に対しても電子契約のメリットや法的証拠力などを簡潔に説明し、協力依頼を進めましょう。協力依頼を進めるときには、説明用の資料を用意するほか、取引先と接点が多い営業担当などが問い合わせに対応できるよう、電子契約サービスの提供元への問い合わせ方法やマニュアルなどの参考資料、QAをまとめておくなど準備をしておくとよいでしょう。取引先がシステムを導入していなくても、システム上で発行したリンクを送るだけでクラウド上での契約締結が可能なものもあります。
どうしても取引先に理解を得られない場合は、紙の契約書と電子契約をうまく使い分けるなどフレキシブルな対応が求められます。

● 既存の業務フローの変更が発生する

新しい仕組みを導入する際には必然ですが、紙の契約から電子契約に切り替える場合には既存の業務フローへの影響を整理し、新しい業務フローに合わせて調整する必要があります。従来のやり方で慣れてきた社員にとっては、新しいシステムやフローに抵抗を感じる場合があります。社員の実務状況を理解したうえで、各自のメリットや利用イメージを丁寧に説明しながら導入に向けての社内調整を進める必要があります。また、役割に応じたマニュアルの作成や研修を開催することも確実に浸透させるために必要な手です。導入時には繁忙期を避け、プロジェクト専用のチームを発足させるなどの工夫も考えられます。
また紙の契約書では記名押印により原本とそれ以外を区別していますが、電子契約の場合は、電子署名を使うことでそれを区別することができます。スムーズに電子契約に切り替えるためにも、事前に明確なルールやゴールを設定しておきましょう。あわせて、運用開始後のフォロー体制についても考えておきましょう。